MISSION BÉNIN 2009 : opération réussie

Vous avez suivi avec le plus grand intérêt notre feuilleton "Géraldine au Bénin" et vous vous demandez ce qu'il en est ressorti.

Cette mission était la deuxième étape de la phase de supervision (que l'on peut résumer ainsi : quels sont les résultats des dispositifs ou actions de la phase de réalisation précédente , qu'est-ce qui a bien marché , qu'est-ce qui est à revoir, qu'est-ce qui est un échec et comment faire en sorte que après ajustements toute la démarche soit pérennisée).

Voici donc quelques extraits choisis du rapport final de cette mission rédigée par Géraldine

Mais tout d'abord, mettons nous dans l'ambiance béninoise :

I. Objectifs de la mission

• Faire un état des lieux du fonctionnement des Dépots Répartiteurs de Zone (DZ) et Pharmacies de Gros des Hôpitaux de Zone (PGHZ) du Département du Borgou/Alibori : personnel, structure, conservation des médicaments, gestion financière, viabilité.
• Assurer la formation continue sur le logiciel PharMeg
• Evaluer son utilisation
• Confronter ses performances avec les réalités du terrain
• Corriger au besoin les anomalies constatées.
• Mettre en place l'aide à la gestion ( Monitorage) es formations sanitaires.
• Mettre en évidence des indicateurs de fonctionnent des DZ et PGHZ grâce à l’utilisation de PharMeg
• Relever l’état d’avancement des constructions des nouveaux DZ, participer à l’aménagement des DZ déjà construits, émettre des recommandations pour l’aménagement des DZ à construire.

II. Partenariat

L’opération a été organisée sur place par le Dr Delphin AIDEWOU, Chef de Service des Pharmacies et des Explorations Diagnostiques à la DDS du Borgou/Alibori et facilitée par le Dr Razack ADONON, Directeur du Développement des Zones Sanitaires. La logistique fut largement facilitée par l’ensemble des équipes des bureaux de zone pour le logement chez l’habitant et pour les trajets entre les différentes villes.

III.Réalisations durant cette mission (extraits)

G. Observations générales

• La chaine du froid est souvent mal respectée : les produits sensibles à la chaleur (sérum antivenimeux, sérum antitétanique…) sont souvent conservés dans des congélateurs (utilisé à température mini) et non au réfrigérateur alors que les produits ne doivent pas geler. De plus, les coupures de courant fréquentes ne sont pas relayées par un groupe électrogène et la température du congélateur peut fortement monter. Selon notre constat, la température des produits évolue entre une température inférieure à 0°C et une température voisine de 25°C c'est-à-dire hors des limites fixés par le fabricant. Leur qualité est donc loin d’être garantit.

→Aucune solution possible hors l’installation d’un réfrigérateur et l’instauration d’un véritable suivi des températures.

• Ni suivi, ni archivage des prix de vente des médicaments permettant d’éviter de vendre à perte (au détriment du DZ) ou trop chère (au détriment des malades).

→ Suggestion : éditer un tarifaire, avec les prix de cession aux FS et les prix de vente aux malades par les FS, à la sortie du catalogue de la CAME avec ses prix référence (une fois l’an), puis communiquer aux intéressés par notes de service (via informatique ou manuscrite) les modifications survenant en cours d’année, notes qui devront être archivées avec le catalogue de l’année.

• Ni suivi, ni archivage des Consommations moyennes mensuelles /stock maximum/ stock de sécurité.

→Suggestion : imprimer une fois par an à partir de PharMeg la liste des médicaments avec ces différents indicateurs de gestion. Puis archiver le tout.

• Les gestionnaires sont généralement de bonne volonté mais ils n’ont aucune notion pharmaceutique (impossible de reconnaître les produits indispensables, de faire des équivalences…), leur niveau informatique est souvent insuffisant et leurs notions de gestion de flux de médicament sont souvent incomplètes, alors que, de part sa nature particulière (toute rupture peut entraîner l’aggravation ou la mort du patient), le médicament ne puisse être géré comme une simple marchandise.

→ Par la rigueur qu’elle impose et les facilités qu’elle offre, l’informatisation de la gestion des flux est donc indispensable. PharMeg répond aux attente des gestionnaire et des équipes des bureaux de zone (coordinateurs, CAR)

• Les formations sanitaires, ont une bonne connaissance des paramètres usuels (CMM ou stocks limites) acquise grâce aux formations de Pharmaciens Sans Frontières 85, mais ne les mettent que très rarement en pratique pour passer leur commande. Le suivi que propose PharMeg « monitorage des formations sanitaires » peut donc les aider à mieux évaluer leurs besoins, passer des commandes mieux équilibrées, réduire le taux de périmés et de ruptures. Il serait aussi possible de faire des projections des besoins du DZ à moyen terme fiables. L’accès aux médicaments de la population serait ainsi notablement facilité.

→ Seule la participation active des FS permettra d’atteindre cet objectif ce qui nécessite une très bonne sensibilisation de celles-ci au projet. Les résultats de PharMeg ne seront bons que si et seulement si, les données indispensables fournies pas les FS (stocks et jours de ruptures) sont exactes. Lors de nos visites dans les FS, nous nous sommes aperçus que les jours de ruptures sont très rarement reportés sur le REMECAR. De plus la détermination du stock n’est pas simple. En effet, chaque FS dispose d’une réserve de médicaments (avec fiche de stock) et d’au moins une pharmacie de délivrance (avec REMECAR). Il est donc nécessaire de compiler plusieurs données pour connaitre le stock (fiche de stock, plus un ou plusieurs REMECAR en fonction du nombre de pharmacies) ce qui alourdit le travail du personnel déjà fortement sollicité.

• Les nouveaux dépôts construits ou en construction ne tiennent pas compte du nombre de FS servis par le dépôt. En effet, leurs dimensions sont identiques alors que les dépôts ont de 14 à 44 FS à servir et donc pas les même besoins de stockage !

Les étagères prévues sont peu solides et présentent un risque d’affaissement rapide (trop profondes, trop longues et avec des renforts insuffisants).

Leur disposition le long du mur est peu fonctionnelle et rend le stockage des solutés (pour lesquels aucune palette n’est prévue !) impossible.

Enfin, le premier niveau d’étagères est à 50-60m et les cartons de réserves se retrouvent donc directement sur le sol.

Un travail important avec les équipes a été nécessaire pour réaliser des plans d’aménagement de ces nouveaux dépôts en fonction de leur besoin et en optimisant leur aménagement.

→Suggestion : tenir compte lors de l’aménagement des futurs dépôts des recommandations jointes en annexe

• La gestion financière est très différente selon les dépôts et rien n’est standardisé au niveau départemental ou national. Il est tout de fois facile de mettre en évidence que des dépôts bien tenus dégagent des excédents.
• PharMeg répond vraiment aux besoins des équipes l’utilisant et la gestion des flux des médicaments c’est fortement améliorée avec l’arrivée du logiciel.

→Mais pour que cette efficacité perdure, il est nécessaire de suivre les équipes et de mettre en place leur formation continue.

IV. Conclusion

Si le souhait du Ministère était d’uniformiser les DZ dans leur structure, leur fonctionnement et leur gestion, l’objectif est loin d’être atteint.

Chaque DZ a ses règles de fonctionnement propres. Cette grande hétérogénéité ne facilite pas leur évaluation et leur suivi. Il nous semble donc indispensable de créer un DZ de référence pour l’ensemble des DZ du Bénin.

Les superviseurs des DDS ne disposent actuellement d’aucun outil d’évaluation spécifique (fonctionnement, gestion, analyse des résultats) aux DZ. On se propose donc de développer de tels outils afin de faciliter le travail des équipes de supervision départementales ou nationales. Pour ceci il sera nécessaire de faire une étude du fonctionnement des DZ dans l’ensemble du pays et de développer des indicateurs spécifiques aux DZ.

La bonne gestion du flux des médicaments nécessite un travail à long terme pour faire évoluer les méthodes de travail et ainsi rentrer dans un cercle vertueux qui entrainera un meilleur accès aux médicaments pour les populations. Pour arriver à un tel résultat il faudra une collaboration de l’ensemble des équipes et des structures liées aux médicaments au Bénin, de la centrale d’achat nationale aux formations sanitaires périphériques.

Nous avons toujours comme objectif de généraliser l’utilisation de PharMeg dans l’ensemble des DZ du Bénin. Mais pour ce faire, il sera nécessaire

• d’en valider la faisabilité en visitant tous les DZ.
• de former des Béninois à la maintenance et à la formation de PharMeg afin que ce projet soit pérenne et réponde entièrement aux besoins des équipes.
• de suivre plus particulièrement les équipes travaillant déjà sur PharMeg pour mieux adapter le logiciel aux exigences du terrain et sans cesse l’améliorer en prenant en compte toute les difficultés rencontrées par les utilisateurs.

La formation des formateurs et l’installation des licences seront des opérations complexes auxquelles nous devons d’ors et déjà réfléchir.

V. Perspectives

Novembre ou Décembre 2009 : Participation aux Journées de la Santé organisées par le MS et incluant une matinée promotionnelle de PharMeg

Janvier-février 2010 : Mission d’un mois pour :

• mise en place d’un dépôt de zone référence à Malanville selon l’aménagement prévu avec les équipes en place.
• consultation de l’ensemble des différents DZ du Borgou-Alibori afin d’obtenir de PharMeg les meilleurs performances possibles.
• Améliorer et au besoin redéfinir avec les DZ et leurs FS les conditions optimales du « monitorage »

Mai à septembre 2010 :

En collaboration avec l’ISPED (institut de santé public d’épidémiologie et de développement de Bordeaux), mener une mission d’étude approfondie du fonctionnement de l’ensemble des DZ Béninois afin d’établir une stratégie de mise en place national de PharMeg et de développer une fiche d’évaluation de ses structures pour les équipes d’encadrement.

Comme vous voyez, il y a encore beaucoup à faire ; mais nous progressons beaucoup plus vite que les baobabs...